Jak skrócić czas do produktywności nowych pracowników (bez dodawania kolejnych kursów)

Dlaczego wdrożenie nowych osób trwa za długo i jakie dźwignie je skracają bez dokładania kolejnych kursów. Diagnoza czasu do produktywności, krok po kroku.

Kiedy po raz pierwszy dołączyłem do dużego zespołu platformowego, przez większość dwóch tygodni nie uczyłem się systemu, tylko szukałem, gdzie co się znajduje. Część była w dokumentacji. Wiele rzeczy tkwiło w wątkach na Slacku i w głowie jednego doświadczonego inżyniera, więc przez większość dnia mu przeszkadzałem. Tak wygląda powolne wdrożenie od środka, a kolejny kurs onboardingowy nie skróciłby tego ani o minutę.

Najszybszym sposobem na skrócenie czasu do produktywności nowych pracowników jest zazwyczaj przestać dodawać treści i naprawić to, co naprawdę kosztuje tygodnie: informacje rozproszone po wiki, dokumentach i ludziach, pierwszy tydzień, który zwala wszystko naraz, oraz brak sposobu na sprawdzenie, co faktycznie zostało w głowie. Dołóż do tego kolejne moduły, a wdrożenie zwykle się tylko wydłuża.

W skrócie. Czas do produktywności to okres potrzebny nowemu pracownikowi, aby osiągnąć wyniki zbliżone do doświadczonego kolegi. Większość artykułów definiuje to pojęcie i na tym kończy. Aby faktycznie je skrócić: zapisz, jak wygląda pełna produktywność na danym stanowisku, zanim cokolwiek zmierzysz; zdiagnozuj, dlaczego wdrożenie trwa długo, zamiast zakładać, że to luka w treściach; przyjmij, że handlowiec, inżynier i pracownik wsparcia wdrażają się według różnych krzywych; oraz pociągnij za dźwignie, które faktycznie zmieniają wynik, czyli odpowiedzi dostępne w toku pracy, sprawdziany zmuszające do przywoływania wiedzy zamiast klikania w kolejny slajd oraz rozłożone w czasie powtarzanie tych kilku rzeczy, które naprawdę mają znaczenie. Nagroda jest realna: ustrukturyzowane wdrożenie wiąże się z osiąganiem pełnej produktywności około 34% szybciej (SHRM, za StrongDM).

Tworzę narzędzie do nauki, więc spędzam dużo czasu w tym zakątku internetu. Wyszukaj "jak skrócić czas do produktywności", a niemal każdy wynik to strona ze słowniczkiem: definicja, wzór z wymyślonymi zmiennymi, może wykres z benchmarkiem. Przydatne, jeśli nigdy nie słyszałeś tego terminu. Bezużyteczne, jeśli naprawdę potrzebujesz, żeby wdrożenie skróciło się już w przyszłym tygodniu. Ten tekst jest więc o tym jak, a nie o tym co.

Najpierw zdefiniuj, co oznacza "pełna produktywność"

Nie da się skrócić liczby, której nigdy nie zdefiniowałeś, a większość zespołów nigdy tego nie robi. "Czas do produktywności" bywa śledzony na wyczucie: to moment, w którym menedżer przestaje się martwić. Tego nie da się zmierzyć, więc to się nigdy nie poprawia.

Zapisz ten kamień milowy, dla każdego stanowiska osobno, zanim spróbujesz go poprawić. Dla pracownika wsparcia może to być rozwiązywanie zgłoszeń w średnim czasie obsługi zespołu bez eskalacji. Dla handlowca: pierwsza zamknięta transakcja albo osiągnięty plan sprzedaży. Dla inżyniera: realny wkład w produkcyjny kod, a nie poprawka w pliku README. Zespoły inżynierskie często śledzą czas do dziesiątego scalonego pull requesta zamiast do pierwszego commita, ponieważ pierwszy commit łatwo ugrać jednolinijkową zmianą, a dziesiąty jest uczciwszym sygnałem, że ktoś faktycznie potrafi dowozić.

Zasada jest prosta. Jeśli "pełna produktywność" nie jest zapisana i konkretna dla stanowiska, "szybszy onboarding" to odczucie, a nie wynik, i nie masz jak stwierdzić, czy cokolwiek, co zmieniłeś, pomogło.

Dlaczego wdrożenie naprawdę trwa długo: krótka diagnoza

Zanim kupisz więcej treści, ustal, co tak naprawdę pochłania tygodnie. Z mojego doświadczenia niemal nigdy nie jest to niedobór materiałów. To trzy rzeczy.

Wiedza istnieje, ale jest rozproszona

Odpowiedzi, których potrzebuje nowy pracownik, zwykle są już gdzieś spisane. Tyle że rozrzucone po przestrzeni w Confluence z tysiącami stron, kilku kanałach na Slacku, historii gita oraz w głowach dwóch czy trzech osób. Pierwsze tygodnie nie schodzą więc na naukę. Schodzą na lokalizowanie, a potem na przeszkadzanie doświadczonemu koledze, żeby potwierdził to, co udało się połowicznie znaleźć. Każda taka przerwa kosztuje dwie osoby: nowego pracownika i tego, kogo zatrzymuje z pytaniem.

Pierwszy tydzień to lawina, a potem cisza

Wdrożenie zwykle upycha systemy, procedury, narzędzia i nazwiska w kilka intensywnych dni, a potem się urywa. Psychologowie nazywają wtłaczanie wszystkiego w jeden blok praktyką masową, a daje ona najgorszą długoterminową retencję ze wszystkich powszechnych schematów. Wygląda, jakby działała, bo wyniki w trakcie tygodnia są wysokie, i właśnie ta chwilowa płynność wszystkich zwodzi. Zanika w ciągu kilku dni. Opisałem ten mechanizm szczegółowo w dlaczego pracownicy zapominają większość swoich szkoleń.

Nikt nie sprawdza, co zostało w głowie

Większość wdrożeń mierzy ukończenie: skończone moduły, obejrzane filmy, odhaczoną listę kontrolną. Żadna z tych rzeczy nie mówi, czy dana osoba potrafi coś zrobić. Ukończenie to nie kompetencja, a traktowanie ich jak tego samego prowadzi do tego, że zespół uznaje kogoś za "wdrożonego", choć nadal nie potrafi pracować samodzielnie.

Handlowiec, inżynier i pracownik wsparcia wdrażają się inaczej

Jeden uniwersalny onboarding dla wszystkich to cicha przyczyna tego, że wdrożenie ciągnie się długo. Role wdrażają się według różnych krzywych, podobnie jak osoby o różnym poziomie doświadczenia.

Inżynieria jest najwyraźniejszym przykładem, bo zespoły mierzą ją dokładnie. Wdrożenie nie jest stałym kosztem. Ta sama osoba osiąga realny wkład szybciej lub wolniej w zależności od tego, jak nawigowalny jest kod i dokumentacja, na ile konfiguracja jest samoobsługowa oraz jak szybko można uzyskać odpowiedź bez rezerwowania popołudnia seniora. Większość z tego to środowisko, w które kogoś wrzucasz. Nawet świetna osoba wdraża się powoli w kiepskim środowisku.

Staż ma równie duże znaczenie co rola, i to w kierunku, który większość onboardingów ignoruje. Efekt odwrócenia wiedzy eksperckiej, wywodzący się z prac Slavy Kalyugi i Johna Swellera nad obciążeniem poznawczym, pokazuje, że wsparcie instruktażowe, które pomaga nowicjuszowi, może wręcz szkodzić ekspertowi: przeprowadzanie doświadczonego pracownika przez to, co już zna, zwiększa obciążenie umysłowe i go spowalnia (Kalyuga, 2007). Ten sam onboarding w stylu "obejrzyj wszystkie dwanaście modułów" obciąża więc najbardziej twoich najlepszych ludzi. Doświadczony pracownik i świeży absolwent nie powinni dostawać identycznej ścieżki.

Dźwignie, które faktycznie skracają czas do produktywności

Zestaw diagnozę razem, a lista tego, co naprawdę pomaga, okaże się krótka. I nic z niej nie brzmi "dodaj więcej kursów".

Zacznij od dostarczania odpowiedzi w tok pracy. Jeśli wiedza jest rozproszona, większe wiki nie pomoże. Możliwość zadania pytania i uzyskania odpowiedzi opartej na twoich prawdziwych dokumentach, dokładnie w chwili, gdy utknąłeś, to właśnie to, co likwiduje podatek za lokalizowanie i nieustanne pukanie w ramię seniora.

Następnie zamień klikanie na przywoływanie z pamięci. Obejrzenie modułu utrwala niemal nic; poproszenie o wyprodukowanie odpowiedzi już tak. W badaniu Roedigera i Karpicke z 2006 roku osoby, które rozwiązały krótki test przypominający, pamiętały tydzień później znacznie więcej niż osoby, które ponownie przeczytały ten sam materiał, mimo że ponowne czytanie wydawało się w danej chwili bardziej produktywne (Psychological Science, 2006). Te same godziny, a zamiast miłego poczucia znajomości tematu, realna kompetencja.

Rozłóż to w czasie i tylko na tych częściach, które mają znaczenie. Nie uczysz wszystkiego od nowa. Przywracasz ten niewielki wycinek, na którym opiera się rola, kilka razy w ciągu pierwszych tygodni. Praktyka rozłożona bije jednorazowe podejście w długoterminowym zapamiętywaniu w setkach eksperymentów (Cepeda i in., 2006), a prace Bjorka wyjaśniają, dlaczego to właśnie wersja, która wydaje się nieco trudniejsza, zostaje w głowie (laboratorium Bjorka na UCLA).

A w przypadku doświadczonych pracowników największą korzyścią jest zwykle usuwanie. Wytnij to, co senior już zna, zamiast zmuszać wszystkich do przesiedzenia tych samych dwunastu modułów. To efekt odwrócenia wiedzy eksperckiej jako zasada projektowa: krótsza, ostrzejsza ścieżka dla osób, które już mają odpowiednie zaplecze.

Jeśli chcesz poznać wersję mechaniki przywoływania i rozłożenia w czasie dla pojedynczego uczącego się, rozpisałem to w jak uczyć się szybciej z AI, a wersję dla całej organizacji w przewodniku po szkoleniach korporacyjnych z AI.

Jak mierzyć to uczciwie

Są tu dwa łatwe sposoby na oszukiwanie samego siebie. Pierwszy to liczenie aktywności, logowań, modułów i godzin w LMS, i nazywanie tego produktywnością. Drugi to fiksacja na jednej liczbie wynikowej, a potem jej ugrywanie, jak świętowanie pierwszego commita, który okazał się jednolinijkową poprawką literówki.

Podziel swoje metryki na wyprzedzające i opóźnione. Opóźniona to rezultat, który zdefiniowałeś na starcie: czas do pierwszej samodzielnej pracy, czas do dziesiątego pull requesta, czas do osiągnięcia planu sprzedaży. Wyprzedzające przewidują go wcześniej: jak często nowy pracownik nadal musi pytać kolegę z zespołu, jak długo trwała konfiguracja, czy potrafi przywołać sedno tego, co mu pokazano. To duch inżynierskich frameworków takich jak DORA i SPACE, które celowo śledzą więcej niż jedną liczbę wynikową, żeby żadnej pojedynczej metryki nie dało się ugrać (DORA).

I połącz każdą liczbę dotyczącą szybkości ze sprawdzeniem, czy wiedza faktycznie została. Szybsze osiągnięcie kamienia milowego liczy się tylko wtedy, gdy wiedza jest tam nadal miesiąc później. W przeciwnym razie niczego nie przyspieszyłeś. Po prostu przesunąłeś zapominanie o kilka tygodni dalej.

Gdzie to się łączy z tym, co budujemy

Robienie tego wszystkiego ręcznie to spory nakład pracy: ściąganie rozproszonych dokumentów w jedną ścieżkę, pisanie pytań przywołujących wiedzę dla każdego tematu, planowanie rozłożonych powtórek dla każdej osoby oraz dostosowywanie głębokości do stażu. To właśnie ta praca zwykle jest wycinana jako pierwsza, dlatego tak wiele wdrożeń pozostaje jednorazową lawiną.

To zadanie, które Uncoursed zostało stworzone, by zdjąć z twoich barków. Dajesz mu swój istniejący materiał wdrożeniowy: podręcznik, instrukcję produktu, procedurę SOP, zestaw dokumentów, a on zamienia to źródło w ustrukturyzowany kurs z pytaniami przywołującymi wiedzę, egzaminem, certyfikatem oraz fiszkami do powtórek rozłożonych w czasie, opartymi na twoich treściach, plus learning buddym, który odpowiada wyłącznie na podstawie twoich źródeł, zamiast zmyślać. Jeśli chcesz zobaczyć, jak to wygląda, zbudujemy demonstracyjny kurs z dokumentu, który już masz, żebyś mógł spojrzeć na pierwszą ścieżkę nowego pracownika, zanim cokolwiek zdecydujesz.

Przestałbym więc śledzić, czy ludzie ukończyli wdrożenie. Śledź, czy potrafią wykonywać pracę samodzielnie i czy nadal jest to prawdą miesiąc później. To drugie pytanie jest tym, na które warto wydać budżet wdrożeniowy.

FAQ

Jaki jest dobry czas do produktywności dla nowego pracownika?

Nie ma uniwersalnej liczby, dlatego najpierw trzeba zdefiniować kamień milowy. Zespoły inżynierskie często używają czasu do dziesiątego scalonego pull requesta jako wskaźnika zastępczego; sprzedaż może użyć czasu do pierwszej zamkniętej transakcji; wsparcie: czasu do samodzielnego rozwiązywania zgłoszeń na docelowym poziomie jakości. Ustal własny punkt odniesienia na podstawie historii swojego zespołu, a potem pracuj nad jego pobiciem.

Jak skrócić czas wdrożenia bez dodawania kolejnych szkoleń?

Naprawiając trzy rzeczy, które zwykle powodują powolne wdrożenie, zamiast dodawać treści: spraw, by odpowiedzi były łatwe do znalezienia w toku pracy, żeby ludzie przestali szukać i przeszkadzać, zastąp bierne moduły sprawdzianami opartymi na przywoływaniu wiedzy, żeby wiedza faktycznie została, oraz rozłóż powtarzanie tych kilku istotnych rzeczy na pierwsze tygodnie. Kolejne kursy dołożone do rozproszonej, jednorazowej konfiguracji zwykle tylko pogarszają wdrożenie.

Czy danie doświadczonym pracownikom tego samego onboardingu ich spowalnia?

Często tak. Efekt odwrócenia wiedzy eksperckiej pokazuje, że wskazówki, które pomagają nowicjuszowi, mogą zwiększać obciążenie poznawcze eksperta i go spowalniać. Doświadczony pracownik i świeży absolwent powinni dostać różne ścieżki, przy czym wersja dla doświadczonej osoby jest pozbawiona tego, co już zna.

Jak uczciwie mierzyć czas do produktywności?

Zdefiniuj zapisany, konkretny dla stanowiska kamień milowy, zanim zaczniesz. Śledź go jako swoją metrykę opóźnioną, obserwuj wskaźniki wyprzedzające, takie jak prośby o pomoc i czas konfiguracji, żeby wcześnie wychwycić problemy, oraz unikaj pojedynczych liczb, które łatwo ugrać (pierwszy commit, ukończenie w LMS). Połącz każdą metrykę szybkości ze sprawdzeniem, czy wiedza jest wciąż na miejscu tygodnie później.

Czytaj dalej

Nowe wpisy prosto na twoją skrzynkę.

Nauka o pamięci, notatki produktowe i okazjonalne opinie o stanie nauki online.